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Nur wer sich weiterentwickelt kann zu den Besten gehören 

Die Konkurrenz schläft nicht. Zu den Besten der Besten zu gehören ist ein langer und steingier Weg. Hier sind 11 Tips, wie es die Profis machen:

1. Engagiert Euch in der Branche

Das Internet und die soziale Medien machen es möglich was vor Jahren noch undenkbar war. Jeder Eventplaner kann sich mit Spezialisten aus seinem Bereich austauschen. Sei es über Blogs (wie dieser hier), Twitter oder LinkedIn Gruppen. Professionelle Eventplaner holen sich nicht nur Anregungen sonder können auch eigene Problemstellungen diskutieren. Wer aktiv an dieser Community teil nimmt knüpft schnell gute Kontakte und bleibt im Stoff.

2. Übung macht den Meister (10.000 Stunden Regel-“deliberate practise”)

Das Meiste lernt man in dem man eine Sache praktisch umsetzt. Nur so stösst man auf echte Probleme, die es zu lösen gilt. Der Journalist Malcolm Gladwell stellte unlängst die Theorie auf, dass es 10.000 Stunden braucht um in einer Disziplin Experte zu werden. Die These stammt ursprünglich vom Psychologen Anders Ericsson, der in dieser Studie herausgfunden hat, dass man sich mindestens 10.000 Stunden mit einer Sache beschäftigen muss um zur Weltspitzen zu gehöre. Dabei ist nicht die Zeit allein entscheidend sondern die Art und Weise des Trainings. Durch “deliberate practise” – bewusstes Üben kommt man zum Ziel.

Versucht in mehrere Facetten der Eventplanung Einsicht zu erhalten und holt Euch aktives Feedback. Feilt an Euren Fähigkeiten. Arbeitet in verschiedenen Positionen großen und kleinen Firmen für unterschiedliche Arten von Events. Oder stellt einfach selber eine Veranstaltung auf die Beine.

3. Belest dich (über den Tellerrand hinaus)

Wer ein guter Eventplaner sein möchte muss viele Fähigkeiten beherrschen. Da bleibt es nicht aus sich in Themen einzuarbeiten, die auf den ersten Blick nicht ins Kerngeschäft gehören. Neue Trends entdeckt man nur, wenn man sich mit den verschiedensten Themen beschäftigt. Sei es im Bereich Locations, Catering oder neue Walkacts. Blogs und Branchenmagazine sind wichtig. Aber auch das eine oder andere Fachbuch sollte in die Auswahl fallen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Jemand, der sich mit der Problematik auskennt hat viel Zeit und Energie aufgebracht und einzelne Punkte zusammengefügt. Das kann ein schneller Blogartikel nicht in dieser Tiefe leisten.

4. Benutzt Hilfsmittel im rechten Maß

Apps und andere elektronische Hilfsmittel sind Fluch und Segen zugleich. Sie helfen uns Events effektiver zu planen und durchzuführen – Verleiten aber gleichzeitig zum Prokrastinieren. Oft genug beschäftig man sich mit dem Werkzeug mehr als mit dem eigentlichen Problem. Deshalb hinterfragt Eure Hilfsmittel immer wie viel Zeit oder Geld ihr dadurch spart.

5. Reflektiert

Auch in diesem schnelllebigen Geschäft muss man sich die Zeit nehmen und über die eigenen Entscheidungen nachdenken. Holt Euch aktiv Feedback und besprecht die einzelnen Elemente mit Eurem Team und Kunden. Wo gibt es noch Verbesserungsbedarf? Welche Stellen wurden nur durchschnittlich bewertet? Ruht Euch nicht auf dem Lob aus: „Hast du gut gemacht!“. Das ist umkonkret. Fragt nach, was besonders gut angekommen ist und gebt dieses Feedback auch konkret an Euer Team weiter.

6. Findet Lösungen, keine Probleme

Die Hauptaufgabe eines Eventplaners ist die Lösung der Kundenprobleme. Oft kommen Anfragen oder Vorschläge von denen wir aus Erfahrung wissen, dass sie schlecht funktionieren. Wir müssen dies dem Kunden erklären und gut argumentieren. Die reine Belehrung, warum etwas nicht funktioniert hilft dem Kunden nicht weiter. Schlagt einen besseren Weg vor.

7. Geht selber auf Veranstaltungen

Wer viel schreibt muss viel lesen und wer viele Events organisiert sollte viele fremde Events besuchen. Ihr werdet automatisch nach dem „Wie“ und „Warum“ schauen. Andere Eventplaner haben die selben Probleme wie Ihr. Schaut Euch deren Lösungswege an. Wie hättet Ihr es gelöst?

8. Probiert neue Dinge

“Never change a running system” ist eine der meist missverstandensten IT Empfehlungen und stammt von dem Sportweisheit: „Never change a winning team“. Jeder gute Trainer weiß das, aber er weiß auch, dass dies nur einen bestimmten Zeitraum stimmt. Denn nach einer Weile gewinnt das Team eben nicht mehr. Die Aufgabe eines Trainers ist es sein Team zu entwickeln. Eure Aufgabe ist Euch zu entwickeln. Das passiert nicht dadurch, dass man seine Masche durchzieht, wie eh und je.

Trends ändern sich, die Wünsche der Kunden auch. Was vor 10 Jahren richtig war kann mit Sicherheit nicht mehr eins zu eins übernommen werden. Ihr wollt ja besser werden.

9. Hinterfragt Eventplanung

Egal ob Ihr Eure eigenen Events plant oder auf fremden Events seid. Man sollte sich die Frage stellen: „Warum wurde dieser Weg gewählt.“ Wenn als Antwort „Das haben wir schon immer so gemacht“ kommt, ist dringend eine Denkpause nötig. Es gibt nie nur einen Weg. Die richtige Argumentation ist nicht nur für den Ablauf wichtig, sondern hilft vor allem Kunden, die verschiedenen Etappen eines Events zu erklären. Gerade wenn es um die Kosten geht, solltet Ihr wissen warum ihr Euren Weg gewählt habt und wo die Vorteile liegen.

10. Vereinfacht Abläufe

Minuziös geplante Abläufe machen ein Event sicherer – bis etwas Unvorhersehbares passiert. Dann muss der komplette Plan über den Haufen geworfen werden. Man kann viele Situationen ins Kalkül nehmen aber auf alles ist man nie vorbereitet. Deswegen sollten Abläufe einfach gehalten werden aber von fähigen Mitarbeiter ausgeführt werden. Diese können improvisieren und das kann man nur schwer üben.

11. Passt auf Euch auf

Nur ein fitter Eventplaner ist ein guter Eventplaner. Achtet auf Euch! Schlaf ist das neue Statussymbol und bringt Euch die Leistung, die Ihr benötigt. Wer die Nächte durcharbeitet und kaum Pausen hat, macht etwas falsch. Entweder könnt Ihr schlecht delegieren oder setzt die Prioritäten falsch.

Was man in seinen frühen 20er Jahren noch wegsteckt fällt jemanden mit Mitte dreißig schon nicht mehr so leicht. Zehn Jahre später fällte das noch schwerer. Sport, Ernährung und ein gesundes Sozialleben neben der Arbeit sind 3 Punkte über die man im Kopf behalten sollte.

Fazit:

Eventplanung ist stressig und man hat das Gefühl, dass man nur noch Brände löscht. Nehmt Euch Zeit für Eure Entwicklung und plant die Zeit aktiv in Euren Wochenplan ein. Wer sich regelmäßig ein paar Stunden freihält hat nicht nur Zeit zum Nachdenken sonder auch über ein Jahr auch eine Menge Wissen angehäuft.

Foto: Mariano García-Gaspar “Dressed for success” Bestimmte Rechte vorbehalten