Wer schon lange in der Eventbranche arbeitet weiß, dass man immer etwas dazu lernen kann. Hier sind 8 Tipps, die Ihr für die Eventplanung anwenden könnt:

1. Briefing – Zeit und Nerven sparen

Sobald das Konzept steht, müssen alle Teilnehmer in die Arbeitsschritte eingeweiht werden. Da Ihr mit professionellen Partnern arbeitet (davon gehe ich aus) wissen diese, was sie im Groben tun müssen. Gerade „grob“ führt zu Unstimmigkeiten, die dem Kunden übel aufstoßen.

Gebt allen Gewerken nicht nur ihre spezifischen Details sondern das große Gesamtbild.

Beantwortet ihnen:

• Für wen machen wie das?
• Was ist der Anlass?
• Welche Ziele sollen mit der Veranstaltung erreicht werden?
• Wann kommen die Gäste?
• Welches Gesamtkonzept hat das Event?
• Wo finden die einzelnen Teile des Events statt?
• Wo befinden sich Toiletten, Parkplätze und Raucherecken?

Wenn alle Dienstleister wie Caterer oder Techniker in den großen Plan eingeweiht sind, können sie eigenverantwortlich bessere Entscheidungen treffen.

Wichtig: Geht mit allen Gewerken die Location ab. Jeder soll sich selber einen Überblick verschaffen können. Beim Rundgang kommen Fragen auf, die es auf dem Papier nicht gegeben hätte. Das spart Euch im Nachhinein viele nervige Telefonate.

2. Dienstleistungspartner nach Empfehlung aussuchen

Die meisten Eventplaner greifen auf altbewährte Partner zurück. Man weiß was man bekommt. Aber man weiß nicht, was man bekommen könnte. Jeder Caterer macht es ein bisschen anders. Agenturen für Hostessen schulen und suchen Mitarbeiter nach unterschiedlichen Kriterien. Damit man nicht die Katze im Sack kauft, fragt aktiv nach Empfehlungen von Kollegen. Welchen Event-Dienstleister haben sie genommen und warum?

So bekommt ihr ein größeres Spektrum und lernt die Stärken und Schwächen der einzelnen Anbieter kennen. Das Event geht nicht in die Hose weil die Dienstleister schon bei anderen Eventplanern ihre Lorbeeren verdient haben.

Lasst Euch nicht von Awards und Auszeichnungen blenden. Schaut, welche Projekte sie schon realisiert haben.

3. Locations

Die üblichen Veranstaltungsräume sind jedem Eventplaner bestens vertraut. Nicht immer müssen es bekannte oder große Locations sein.

In Thailand gibt es ein Sprichwort das besagt, dass die Restaurants da sind, wo die Menschen sind. Lasst uns diesen Spruch abstrahieren: Das Event ist da, wo die Menschen sind. Das können Parks sein, Parkhäuser oder Räume, die für die Veranstaltung zweckentfremdet werden. Wie wäre es mit einer Produktionshalle? Oder ein angesagter Club am Tage. Beobachtet bei Eurer nächsten Auto- oder Fahrradfahrt die Umgebung und schaut, welche Plätze und Häuser man für ein Event nutzen könnte. Ihr werdet überrascht sein, auf welch ungewöhnliche Ideen ihr kommt. Die meisten dieser Locations sind preiswert, weil sie nicht für Veranstaltungen ausgerichtet sind.

Vorsicht: Schaut bei den Veranstaltungsorten nicht nur auf den Mietpreis sondern auf die Gesamtkosten. Müssen Toiletten, Küchen oder andere Infrastruktur zusätzlich organisiert werden, können die Betriebs- und Zusatzkosten in die Höhe schießen.

4. Künstler und Moderatoren

Auch beim Thema Künstler und Moderatoren bin ich ein Freund von guten Ratschlägen. Oft weiß man nicht wonach man sucht, bis man es sieht. Fragt bei Künstlern nach, auf welche Weise sie ein bestimmtes Ziel angehen würden. Gebt ihnen eine Aufgabenstellung und ein paar Tage Zeit. Ihr werdet originelle Ideen bekommen und die Gewissheit, dass diese umsetzbar sind.

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass Künstler mit ihren Bestseller Acts bekannt sind. Sie haben oft mehr in Petto. Wir sind z.B. bekannt geworden durch die Maschinenmenschen. Mittlerweile nehmen wir aktiv am Planungsprozess teil und lassen unsere Erfahrungen einfließen. Heraus kommen individuelle Shows, die für das Event zugeschnitten sind.

5. Hostessen

An Hostessen wird gern gespart. Das ist schlecht, denn Ihr wollt die Besten und die haben ihren Preis. Hostessen sind der direkte Kontakt zum Kunden und Euer Aushängeschild. Ob eine Lampe schief hängt oder der Caterer mit dem Nachtisch zu spät kommt, fällt dagegen selten ins Gewicht.

Unprofessionelle Hostessen können eine Veranstaltung zu Nichte machen. Im Umgang mit Gästen benötigt es Fingerspitzengefühl. Einem 18-jährigen Studenten fehlt es an Erfahrung und Menschenkenntnis um den offensichtlichen Wünschen und den weniger offensichtlichen Bedürfnissen eines Gastes zu entsprechen.

6. Ablauf proben 

Proben macht den Meister, das gilt auch für das Event. Nur wenige Eventplaner können eine Veranstaltung einen Tag vorher komplett üben. Doch bestimmte Abläufe können geprobt werden, je mehr desto besser. Gerade für das Rahmenprogramm sollte es Durchlaufproben mit Moderator und Künstler geben.

Selbst einfaches Begrüßen der Gäste mit Sekt hat seine Tücken. Wo stehen die Tabletts? Wie kommen wir zum Nachschub? Wer organisiert diesen? Je mehr Beteiligte zur Probe dabei sind, desto realistischer wird es. Jeder Mitarbeiter sollte einen Partner haben, der ihn ablösen kann, falls es Zwischenfälle gibt.

7. Dokumentieren

Das Zitat von Walter Fisch „Tue Gutes und rede darüber.“ wird im Persönlichkeitsmarketing gern benutz. Noch besser für Events: „Tue Gutes, und zeige es.“ Dokumentiert die einzelnen Schritte des Events. Das Rahmenprogramm und die einzelnen Gewerke sollen sichtbar werden. Erstens ist es eine schöne Erinnerung für den Kunden und zweitens habt Ihr für die nächsten Auflage der Veranstaltung Material als Teaser und Werbung.

8. Nachbereitung

Das Schönste nach einem gelungen Event ist die Abrechnung. Doch dabei solle es nicht bleiben. Wer zu den Besten gehören will, muss sich weiterentwickeln. Und das geht nur wenn man sich echtes Feedback einfordert. Das ist unschön fürs Ego hart und gibt die Chance zum Wachstum. Fragt bei den einzelnen Gewerken nach: Was war besonders gut? Wo hat es gehakt? So seid ihr für die nächste Runde gewappnet.

Lasst den Gästen eine Dokumentation, zum Beispiel in Form eines kurzen Videos zukommen. Das Event soll noch lange in Erinnerung bleiben.

Was ist Euch wichtig, wenn Ihr Events plant? Hinterlasst ein Kommentar.

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Foto: Orange County Archives,Walt Disney shows Disneyland plans to Orange County officials, Dec. 1954  Bestimmte Rechte vorbehalten