Waiters from Alba Soler

Wie ich schon im Post über „Eventplanung: 8 Tipps aus der Praxis, die Ihr sofort umsetzten könnt“ angesprochen habe, sind Hostessen und Servicepersonal der direkte Kontakt zum Kunden. Deswegen sollten dieses Berufsgruppen sorgfältige ausgewählt werden. Zeitdruck und kleine Budgets lassen uns schnell vergessen, auf was wir achten müssen.

1. Freunde und Familienmitglieder engagieren

Auf Messen sieht man sehr genau ob professionelles Personal am Stand ist oder nicht. Für manche Jobs ist es in Ordnung, wenn ein Bekannter einspringt. Repräsentative Aufgaben gehören nicht dazu. Die persönliche Einstellung, Schulungen und Erfahrung machen gutes Personal aus. Auch Lehrlinge oder die Bürokraft sind keine geeigneten Kandidaten und geben der Veranstaltungen einen umprofessionellen Touch.

2. Entscheidungen hinaus schieben

Wer zu erst kommt, mahlt zuerst. Will heißen, wer seine Entscheidungen früh trifft, bekommt auch das beste Personal. Verständlicherweise, möchte man mit dieser Entscheidung warten, bis alle Fakten klar sind. Wer zwei Wochen vor dem Event nach Personal Ausschau hält, bekommt nicht mehr die Top Leute.

Hostessen und Servicepersonal haben mehrere Jobangebote und private Pläne. Sie können Euren Termin kurzfristig nicht wahrnehmen. Wer Mitarbeiter in verschiedenen Städten sucht, weil er Reise und Unterkunft sparen möchte, muss besonders früh die Augen offen halten.

3. Das Team nicht einbeziehen

Wer das Personal aussucht muss nicht unbedingt mit ihm zusammenarbeiten. Bezieht deswegen Euer Team in die Entscheidung ein. Als Eventplaner stellt man die Rahmenbedingungen damit die unterschiedlichen Gewerke und Mitarbeiter gut zusammen arbeiten können. Manchen Charaktere passen nicht zusammen. Wir wollen sozialen Stress auf Events in jedem Fall vermeiden.

4. Nicht wissen wie viel Personal man braucht

Das ist ein Punkt, bei dem man seine Statistiken heraus holen kann. Hier die Kernfragen:

Wie viele Gäste kommen?

Welches Personal benötigen wir für eine reibungslosen Ablauf?

Wie viele Mitarbeiter sind minimal und optimal nötig?

Wer wird wo eingesetzt und welche Qualifikationen benötigt er dafür?

Mit dieser Liste bewaffnet, kann für die Planung nicht viel schief gehen.

5. Nicht nach konkreten Qualifikationen fragen

Ein kompletter Lebenslauf des Personals ist für die wenigsten Events nötig. Aber es kann auch nicht Schaden, den Hintergrund der Person zu kennen. Welche Qualifikationen hat sie. Worin hat sie Erfahrung gesammelt? Das ist wichtig für die strategische Planung und den finalen Einsatzplan.

6. Dem Personal nicht genug Informationen und Schulung anbieten

Als Gesichter des Events muss das Personal alle relevanten Fragen beantworten können oder auf die Mitarbeiter verweisen, die es können. Dafür brauchen sie Schulungen und Informationen. Was einem Mitarbeiter des Kunden über die Jahre in Fleisch und Blut übergegangen ist, ist für frisch angeheuertes Eventpersonal Neuland.

Geht mit Ihnen alle Themen und Situationen durch, die für Euch wichtig sind. Gebt ihnen Guidlines und Wordings – also Formulierungen, die für die Außenwirkung optimal sind. Es sollte trotzdem genug Spielraum für individuelle Formulieren geben. Ihr wisst schon, was ich meine.

7. Markenwerte nicht einbeziehen

Personal, dass an der Front arbeitet, wird immer mit der Marke verbunden. Das sollte bei der Auswahl des Personals beachtet werden. Ist eher ein seriöser oder flippiger Stil angebracht? Stellt sicher, dass die Personen die Markenwerte repräsentieren können.

8. Schlecht bezahlen

Personal kostet Geld. Gutes Personal selbstverständlich etwas mehr. Plant genug Geld im Budget für Hostessen und Servicekräfte ein. Bezahlt fair und zügig. Dieser Ruf verschafft Euch für das nächste Event einen Vorteil, wenn der Kampf um Mitarbeiter von vorn beginnt. Wer sich unsicher ist, welche Preise für die verschiedene Gewerke angemessen sind, bekommt bei Diensten wie „Gehaltsrechner“ oder „Gehaltsvergleich“ ein Gefühl dafür. Bedenkt, dass die angegebenen Löhne Arbeitnehmerlöhne sind. Wer auf eigenen Rechnung arbeitet muss ich sich selber versichern und anders kalkulieren.

9. Nur nach dem Aussehen einstellen

Bei Serviceagenturen bekommt man von potentiellem Event Staff einen Lebenslauf und ein hübsches Bild. Macht den Beschluss nicht allein davon abhängig. Bei schnellen Entscheidungen kommt der „Halo Effekt“ besonders schwer zu tragen. Er besagt, dass wir hübschen Menschen automatisch positive Eigenschaften wie Intelligenz, Geselligkeit und Durchsetzungsvermögen zuordnen. Hier ist ein schöner englischer Artikel zum Thema Erfolg und Aussehen.

Für Events ist die Körpersprache, Haltung und die Stimme entscheidend. Wie interagieren die Mitarbeiten mit den Gästen. Können sie Augenkontakt halten? Haben sie eine offenen entspannte Körperhaltung? Ist ihre Stimme schrill, einschläfernd oder angenehm und einladen? Da auf einem Event immer auch etwas verkauft wird, ob konkrete Produkte oder eine Idee, gelten die ähnliche Körpersprache Grundlagen wie im Verkauf.

All diese Dinge kann man von einem Foto aus nicht erkennen. Deswegen kommen wir gleich zum nächsten wichtigen Punkt:

10. Mit dem Personal vor dem Event nicht einmal gesprochen haben

Bei einem normalen Angestellten würde niemand auf die Idee kommen, ihn ohne Vorstellungsgespräch einzustellen. Warum solltet Ihr diesem Anspruch nicht auch für ein Event gerecht werden?

Aus Kostengründen muss das nicht persönlich sein. Mit einem Telefonat oder via Skype kann man gut vorfühlen, ob der/die Kandidat/in Eure Erwartungen erfüllen.

Zusammenfassung

Eventpersonal ist ein entscheidender Faktor. Nicht nur für Außenwahrnehmung sondern ganz konkret für die Generieren von Leads und Kunden. Lasst die selbe Sorgfalt walten die ihr auch für einen langjährigen Mitarbeiter aufbringt. Das kostet Zeit. Wer rechtzeitig mit der Planung beginnt, hat am Ende die besten Ergebnisse.

 

Foto: Alba Soler unter CC Lizenz

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