leere sitze von Ron Cogswell

Ein „No Show“ zu deutsch „Nicht – erscheinen“ ist für Veranstalter ärgerlich. Die ganze Mühe ist umsonst, wenn am Ende Plätze leer bleiben. Das hat finanzielle Konsequenzen und der Ruf des Eventplaners steht auf dem Spiel. Sponsoren werden ärgerlich, weil ihnen ein volles Haus versprochen wurde. Am allermeisten ist es um die Gäste schade, die zwar kommen wollten, für die es aber keine Karten mehr gab.

Deswegen stellt sich die Frage, wie können wir dafür sorgen, dass unsere Gäste erscheinen?

Nehmt es den Gästen nicht übel und haltet Euch mit Vorwürfen (auch durch die Blume) zurück. Was passiert ist, ist passiert. Ihr seid Profis und wollt in Zukunft erfolgreiche Events.

Als erstes müssen wir uns bewusst machen, weswegen Leute nicht kommen.

Warum erscheinen die Leute nicht?

  • Pläne ändern sich. Bei jedem kann etwas dazwischen kommen. Unvorhergesehene Dinge, die kurzfristig auf der Prioritätenliste weit nach oben rücken. Selbst eine Veranstaltung, die spannender ist, oder mehr Spannung verspricht, kann uns in die Quere kommen. Wer hat sich nicht selbst schon dabei beobachtet, dass man Zusagen bis auf den letzten Moment hinauszögert. Wir als Veranstalter, ob wir in einer Agentur arbeiten oder als Künstler selber eine Vorführung geben, sind dafür verantwortlich, dass wir so viel ernstgemeinte Zusagen wie möglich bekommen.
  • Was nichts kostet… ist auch nichts wert. So schade es ist. Sobald kein Geld im Spiel ist, verlieren auch Eintrittskarten an Wert. Für kostenlose Veranstaltungen bekommt man in der Regel eine Menge Zusage. Die Quote der Anwesenden ist deutlich geringer. Wir müssen es schaffen, den Karten einen bestimmten Wert zu vermitteln.
  • Die Aufregung verfliegt. Was am Anfang toll klang, verliert mit der Zeit seinen Reiz. Versucht die Spannung zu halten. Damit die Werbung für das Event kein Strohfeuer bleibt.
  • Tickets für Sponsoren und „VIPs“. Wer Sponsoren im Boot hat, stellt dafür immer ein Kontingent an Freikarten zur Verfügung. Wir haben keinen Einfluss, was er damit macht. Nicht nur, dass viele Tickets nicht genutzt werden, es kommt wohlmöglich auch Publikum, dass nicht unsere erste Wahl ist. Wie bei der Fussball WM werden viele Tickets nicht offiziell verkauft sondern als Incentive verschenkt. Die Folge sind Stadien, die nicht 100 prozentig mit Fans gefüllt sind. Das merkt man an der Stimmung und an teilweise leeren Sitzen obwohl die Nachfrage höher als das Angebot ist.

Diese vier Punkte sind die Hauptgründe, weswegen Gäste nicht erscheinen. Lasst uns nach Lösungen suchen. Hier X Vorschläge:

11 Tipps, um „No Shows“ zu vermeiden

1. Wartelisten

Die gute alte Warteliste. Die Strategie funktioniert nur, wenn die Nachfrage höher als das Angebot ist. Vom ersten Tag der Planung, sollte es eine Warteliste geben. Jeder, der teilnehmen möchte, soll unsere Aufmerksamkeit bekommen und informiert werden, wenn er eine Eintrittskarte erhalten kann.

2. Last Minute Tickets

Die Gäste sollen noch kurz vor der Veranstaltung an Karten kommen können. Gern zu einem vergünstigtem Preis. Potentielle Besuchern müssen von der dieser Möglichkeit wissen. Auch wenn die Veranstaltung schon begonnen hat, können noch Tickets verkauft werden.

3. Wer kommt nicht?

Wer nicht weiß, welche Gäste ausbleiben, der kann nicht nachhaken, woran es gelegen hat. Zu welcher Gruppe gehören sie?Welche Art von Ticket hatten sie? Bezahltes Ticket oder kostenfreies Sponsoren-Ticket? Wer die Personenkreise zuordnen kann, wird beim nächsten Event an der Verteilung Änderungen vornehmen.

4. Erinnern und nach Rückmeldung fragen

Ticketbesitzer vergessen auch mal ein Event. Vor allem wenn es kostenfrei ist und die Einladung Monate zurück liegt. Schreibt die Gäste an, erinnert sie an die Veranstaltung und fragt nach, ob sie verbindlich kommen. Das ist die einfachste und effektivste Methode der Reaktivierung.

5. Ablaufdatum

Verseht die Karten mit einem Ablaufdatum. Zum Beispiel können Gäste nur zur Veranstaltung kommen, wenn sie 30 Minuten vorher an der Kasse einchecken. Wer über gut ausgebaute Social Media Kanäle verfügt kann in diesem Zeitfenster nicht genutzte Karten vergeben.

6. Nicht Erscheinen kostet

Diese Idee finde ich spannend, weil sie Geld ins Spiel bringt und damit die Eintrittskarte wertvoller macht.

Man kann in seinen Ticketbedingungen klar machen, dass die Veranstaltung kostenfrei ist solange man mit seinem Ticket teilnimmt. Wer nicht rechtzeitig absagt und trotz Zusage nicht erscheint, dem wird die Karte in Rechnung gestellt.

Das Ziel ist nicht, den Leuten das Geld aus der Tasche zu ziehen, sondern verbindliche Zusagen zu bekommen. Wer die Zahlung versüßen möchte kann hinzufügen, dass das Geld einem konkreten gutem Zweck zufließt. Über Onlineregistration sind solche Modelle technisch umsetzbar.

7. Der obligatorisch online Check-In vor dem Event

Auf den ersten Blick wirkt eine zusätzliche Registration wie eine Hürde. Aber sie gibt dem Veranstalter Planungssicherheit. Durch die konkreten Zahlen können zusätzlich weiter Gäste angesprochen werden, die zum Beispiel noch auf der Warteliste stehen.

8. Tickets persönlich abholen lassen

Jeder körperliche Aktion, die der Gast tut erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er seine Zusage einhält. Lasst die Gäste ihre Karten persönlich abholen. Auch wenn die Veranstaltung kostenfrei ist, bekommt die Karte einen größeren Wert. Und Karten die etwas wert sind, werden auch benutzt.

9. Herausgabe der Tickets zeitlich regulieren

Wer lange vor dem Event seine Karten vergibt, hat wenig Einfluss, was mit ihnen passiert oder wer sie letztendlich bekommt. Zum richtigen Timing gehört Fingerspitzengefühl. Natürlich wollen wir alle Karten unter die Leute bringen. Wenn es aber zu einfach ist, verlieren die Karten an Wert. Wenn Karten künstlich rar gemacht werden, erhöht sich ihr Wert und mehr Gäste werden ihre Gelegenheit wahr nehmen.

10. Karten über Soziale Medien und Radio vergeben

Neben den üblichen Kanälen kann man übriggebliebene Karten über Facebook und Co. verschenken oder zum günstigeren Preis anbieten. Radiostationen kann man mit kostenlosen Eintrittskarten ausstatten. Neben vollen Sitzplätzen erhöht man die Bekanntheit des Events und damit den Wert der Eintrittskarte. Nachfragen kostet nichts. Die Veranstaltung muss schon eine gewisse Größe und Anspruch haben, damit Radiostationen aufspringen.

11. Gäste mit Zusatzkarten versorgen

„Wem man schon mal etwas verkauft hat, dem kann man noch leichter wieder etwas verkaufen.“ Damit ist im Handel der Verkauf eines weiteren Produktes gemeint. Oder in unserem Fall Der Verkauf von Karten für ein Folge-Event

Man kann Gästen, die zur Veranstaltung kommen weitere Karte für Freunde und Bekannte anbieten. Wer einen Preisnachlass einräumt, bekommt den ein oder andere noch schneller umgestimmt.

Zusammenfassung:

Die Palette der Möglichkeiten ist groß, Gäste zum kommen zu bewegen. Über die Zeit lernt man schnell, welche Stellschrauben man drehen muss. Forscht nach den Gründen, weswegen Eure Zielgruppe nicht erscheint. Das ist nicht immer der Grund, den sie Euch nennt. Wer seine Statisten kennt kann erfolgreich intervenieren.

Foto: Ron Cogswell Blue Seats‘ Bestimmte Rechte vorbehalten

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