Budget Geld scheine im Glas von Tax Credits

Budgets ist sind nicht nur bei Events eine heikle Angelegenheit. Sie entscheiden, was gekauft wird und was nicht. Doch wie plant man eine günstigere Veranstaltung ohne, dass der Gast es merkt? Da ist Köpfchen gefragt. Hier sind 12 Wege, wie man sein Budget in den Griff bekommt.

1. Bedarf analysieren

Der erste Weg ist, die Anforderungen an das Event genau zu studieren. Was möchte der Kunde erreichen? Was ist ihm wichtig? – Die größte Geldverbrennung findet dann statt, wenn wir Dienstleistungen einkaufen, die keiner wirklich braucht. Niemand kann wissen, was dem Kunden wichtig ist, bevor wir ihn gefragt haben.

2. Gründliche Recherche beim Veranstaltungsort

Große etablierte Veranstaltungsorte sind begehrt. Doch sind sie für das Event wirklich nötig? Außerhalb der Innenstädte gibt es viele Möglichkeiten, die preislich attraktiver sind. Für Verhandlungen ist hier mehr Luft. Viele Besucher sind sogar froh darüber, wenn sie nicht durch die Rushhour am Morgen und Abend müssen.

Die Logistik sollte so beschaffen sein, dass so viele Gäste wie Möglich mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen können. Wenige Gehminuten zur nächsten Bahnstation sind akzeptabel. Allen kann man es sowieso nicht recht machen.

3. Werbung überdenken

Welche Werbemaßnahmen waren für die letze Auflage des Events nachweislich erfolgreich? Kauft nur Anzeigen und Werbeflächen die bewiesen haben, dass sie ihr Geld wert sind. Prestigeträchtige Banner nützen nur dem Ego und schaden Eurem Budget. Habt ihr die Kontaktdaten der Teilnehmer? Ladet sie direkt ein und spart Euch doppelte Ansprache durch ein zweites oder drittes Medium.

4. Deko und Branding langfristig planen

Events finden meist in regelmäßigen Abständen statt. Das einzige was sich ändern ist das Datum.  Deko-Elemente und Banner für das Branding können so beschaffen sein, dass sie wiederverwendet werden können. Findet einen Weg, wie Ihr Banner so herstellen könnt, dass zeitsensible Daten nachträglich mit wenig Aufwand angebracht werden können. Bildschirme, LED Wände oder Ausstauschsysteme funktionieren wunderbar.

5. Augenmaß beim Catering

Überdenkt, ob es zum Beispiel bei Konferenzen in jeder Pause eine Kleinigkeit geben muss. Vielen Teilnehmer wird dies wahrscheinlich gar nicht auffallen. Soll am Nachmittag Kaffee und Kuchen gereicht werden oder könnte die Veranstaltung schon etwas eher zu Ende gehen?

Wer nicht darauf verzichten möchte, kann prüfen, ob kleine Pausensnacks vom Eventteam selber organisiert werden können. Thermoskannen mit Kaffee, Gebäck, Schokoriegel und Obst sind Dinge, die man bei kleinem Budget und selber organisieren kann. Voraussetzung ist dass Ihr genug Mitarbeiter mit entsprechenden Kapazitäten habt.

6. Angebote einholen

Die obligatorischen drei Angebote geben einen Gespür für den Kostenrahmen von Dienstleistungen und Waren. Doch für den günstigsten Preis muss man sich mehr ins Zeug legen. Holt Euch sieben oder zehn Angebote. Kontaktiert Hersteller direkt und variiert Eure Suchanfragen.

Fragt die Profis, welche alternativen Varianten es für ein bestimmtes Problem gibt. Wer zum  Beispiel Bildschirme organisiert, zahlt für die größt mögliche Variante einen hohen Preis. Eine Nummern kleiner hat den selben Effekt, wenn man nicht den direkten Verglich sieht, schlägt aber deutlich günstiger zu Buche.

7. Aus einer Hand kaufen

Als Künstler werden wir oft für Shows gebucht. Wer einen Begrüßungswalkact haben möchte bekommt diesen für einen kleinen Aufpreis dazu. So sparen sich Veranstalter die Kosten für zwei separate Acts (Anfahrt, Hotel, Gage) und behalten gleichzeitig einen roten Faden für das Event. Andere Dienstleister halten ähnliche Angebote parat.

8. Online Registrierung

In Zeiten des Internets muss niemand mehr Anmeldungen manuell eintragen. Formulare können online erstellt und verwaltet werden. Handgeschriebenes muss von Mitarbeitern eingepflegt werden. Das kostet Zeit und Geld.

Infos zum Event müssen nicht postalisch verschickt werden sondern gelangen schnell und kosteneffizient via Mail oder der Eventwebseite zu den Gästen.

9. Verhandeln vor dem Event

Preise sind Information und nie fest. Man muss nicht zur Nervensäge werden aber nach einem Nachlass kann man fragen. Es geht immer um Preis, Stückzahl und Zusatzleistungen. Überlegt vorher, welche Details und Kleinigkeiten Ihr sonst noch benötigt. Kann man viellicht, WLAN, Mineralwasser, Stifte und Flipcharts auch im Paket dazu bekommen. Sobald die Verträge unterzeichnet sind, wird es schwer Extras mit einzuschieben. Deswegen immer vorher verhandeln und keinen Extras Service voraussetzen. Kurzentschlossenen Zusatzleistungen werden in der Regel zu hohen Kosten abgerechnet, weil Ihr eh keine andere Wahl habt.

10. Give aways beschränken

Geschenke sind eine nette Geste. Aber sind sie wirklich notwendig? Bleibt bei Euren Prioritäten und überlegt, was die Veranstaltung zu einem Erfolg macht. Kostenlose Kugelschreiber tragen nicht zur Loyalität bei.

11. Reisekosten kürzen

Kein Gastredner muss erste Klasse reisen egal wie bekannt er ist. Auch bei der Hotelauswahl reicht in der Regel ein sauberes Zimmer in einem zwei bis drei Sterne Hotel. Legt Eure Reisekostenpolitik offen im Vorfeld dar, damit es am Ende keine böse Stimmung gibt.

12. Sponsoren auftreiben

Sponsoren können einen guten Teil der Kosten übernehmen. Bietet ihnen einen Gegenwert im Form von Werbefläche, VIP Karten oder Sonstiges an. Für manchen Sponsor ist es einfacher Waren beizusteuern. Nehmt diese Option ins Kalkül.

13. Weniger ausdrucken

Eine zeitgemäße Methode ist mit Sicherheit eine eigene Event App. Dies ist kostentechnisch nur sinnvoll, wenn Ihr einen Sponsor für diesen Posten habt.

Konzentriert Euch wieder auf die essenziellen Dinge. Braucht es eine Broschüre und wenn ja, wie viele Seiten sind nötig?

Oft gibt es nur eine handvoll Informationen, die wirklich wichtig für die Gäste sind. Prüft ob diese auf die Rückseite von Eintrittskarten, Badges oder Papieren passt, welche die Gäste sowieso bekommen müssen. Sie werden Euch dankbar sein, dass sie alles kurz und knapp zur Hand haben.

14. Mit Universitäten zusammenarbeiten

Ob Programmierer, Grafiker oder Texter, Studenten arbeiten viel für den Papierkorb. Deswegen können verschiedenen Projekte mit Universitäten gemeinsam realisiert werden. Die Studenten arbeiten an „echten Problemen“ und Ihr bekommt neue Sichtweisen und Impulse.

Bietet den Studenten eine adäquate Gegenleistung! Die Arbeitskraft von schlecht bezahlten Praktikanten auszunutzen ist ein fürchterliche Praxis in vielen Agenturen. 

Degradiert Studenten nicht zu reinen Handwerkern ab. Führt sie zum Erfolg indem ihr ihnen Feedback und Freiräume gebt.

Zusammenfassung:  Es ist die alte Gegenüberstellung: Zeit vs. Geld. Wer über viel Zeit verfügt, kann besser im Voraus planen und hat den längeren Hebel in Verhandlungen. Kostengünstige Events basieren darauf, dass nur Geld dafür verwendet wird, was einen echten Mehrwert bietet. Die Eventbranche ist klein und gute Kontakte sind in Zukunft wichtiger den je. Denkt langfristig. Dazu gehört auch, dass man es mit der Preisschraube nicht übertreibt. Leben und Leben lassen. Ab einem bestimmten Punkt merken es die Gäste dann doch.

Welche Tipps habt Ihr für ein schmales Budget? Hinterlasst einen Kommentar.

Foto: „Budget“ von Tax Credits Bestimmte Rechte vorbehalten

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